DIGITAL DOCUMENT AND BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEM

All you need in one package

The system allows the creation of a secure and centralized repository of documents of any type, their classification, quick retrieval, editing and management through defined workflows. It is extremely suitable for work in the conditions of a remote office (home office), as it can be used anywhere and on any device.

In terms of functionality and features, the application is more than just a system for managing digital documents and business processes. It is a platform that can be implemented to meet all the specific requirements of each individual business or company.

Characteristics

Files and Records

Archiving

The system has an intelligent archiving functionality which sorts and organizes the internal document flow of the company. Through this advance functionality all documents can later be easily searched and accessed.

File System

The cloud-based management of the file system allows you to allocate various access rights to all members of the team, while saving detailed history of edits of all files along with logs of any user’s interaction with the system.

Virtual Folder

Create virtual folders and move documents in them just like you will in any other file system.

Editing

With the local application you can easily edit any type of documents and autosave all adjustments you do directly to the system.

File Version Control

Each change in the contents of a particular file creates a new version. The system stores all versions, so you can easily track the changes.

Task & Meetings organizer

Book meetings, keep notes and create tasks through the integrated calendar on the website.

PDF Editor

  • Merge PDF documents
  • Split PDF documents on a specific page
  • Insert, delete, and extract pages from a PDF file
  • Add watermark and electronic signature

MS Office Integration

Editing and Integration of documents:

  • MS Word
  • MS Excel
  • MS PowerPoint
  • Outlook

Blogs and discussions

Create discussions, blogs, wiki pages (pages that any authorized user can edit and add content to them using only their web browser)

Import and Export

Easy transition from other systems through features for automatic data import and integration through Web Services. The system can be set up to easily export data and files in a variety of file formats.

Registers

Functionality to create a variety of registers (contracts of customers, suppliers, employees etc.). Tools for searching, editing, import / export, automation, and notification.

File Sharing

File sharing by providing time-limited access.

Processes and Personalization

Workflow processes

Execution of activities in the company according to a specific business model. The system effectively organizes adaptive workflow processes related to documents and information.

Projects

Management of projects, tracking deadlines, project phases, members’ responsibilities, task fulfillment and implementation.

Tasks

Define tasks in the system. Automatic tasks with scheduled repetitions. Performance and deadline control.

Notifications

Receive alerts and notifications (through various channels such as e-mail) when important events occur related to tasks, documents, processes – a new document, deadline expiration, need for intervention or approval, etc.

Personalization

Ability to customize the home page with widgets. Different views for the lists of documents, files, and processes. The widgets are windows to other parts of the system which can be freely moved, sized, and adjusted.

Search and Indexing

Indexes

The system has a powerful engine for indexing content with unlimited data within each document (number, issue date, incoming number, date of change, counterparty, amount, notes, statuses, approvals, etc.)

Powerful Search

The system is equipped with a powerful tool for searching indexed data. Fulltext indexing and searching in the content of documents, discussions, blogs, wiki pages and calendar-defined notes and tasks.

Unlimited Fields

In the system any type of information can be described with unlimited number of fields.

Productivity and Integration

Millions of Documents

The system can work with millions of documents and is design in such a way that this does not affect its performance.

Flexibility

All processes can be adjusted precisely to support the specific business needs of the company without the need of any compromises to be made from the client.  

Connection to Other Systems

The system can receive and send data to external systems.

Home office

The system is extremely suitable to be used for work in the conditions of a remote office (Home office).

Automatic Operations

When an event occurs or there is a defined cycle, the system can execute various automatic operations – file and data import, data processing, notification, conversion, start of workflow processes, etc.

Control and Data Validation

Access Control

The system guarantees secure access to the content on several levels - reading, writing, deleting and administration.

Validation

Defining unlimited types of data validation conditions which will minimize errors.

Version Control

Ability to “lock” a current editing state and recover a previous version of a document.

GDPR

The system is fully committing to all GDPR requirements and can generate various records, proving the GDPR adherence.

Implementations

Commerce

  • Customer registry management
  • Offers - preparation, collaboration, signing
  • Contracts with clients - preparation, collaboration, signing

Law

  • Contracts - preparation, collaboration, signing
  • Real estate register management
  • Dispute and case management
  • Monitoring deadlines in cases and claims
  • Knowledge repository and court practice

Administration

  • Creation, storage and promotion of procedures, forms, instructions
  • Organizing incoming and outgoing correspondence (mail)
  • Organizing the internal correspondence within the company

Supply

  • Management of the processes of purchasing goods, services and fixed assets
  • Supplier registry management
  • Supplier selection process (Procurment)

Human Resources

  • Employee information management
  • Management of employment records
  • Management of the documents flows related to paid and sick leaves
  • Attestations management
  • Applying for and authorizing paid & unpaid leave requests

Transport

  • Management of transport documents (CMR)
  • Management of information and expiration dates for vehicles
  • Vehicle information management

Manufacturing & Production

  • Project management for new product development
  • Project management of current production batches
  • Management of information and expiration dates for machines and equipment

Pharmacy

  • Generation and management of electronic dossiers in eCTD format, according to the regulations for submission of information on medicinal products by applicants to the Bulgarian Drug Agency (BDA).

System Advantages

  • Reach Industry expertise

    The SYSTEM has already been in use by companies working in various industries due to which there is a wide variety of business processes and registers applicable for all respective business activities.
  • Powerful Search

    The SYSTEM can perform searches on all data and in all types of configurations, including searches by Fulltext indexing of the contents of a file (achieved through OCR and other technologies)
  • Adaptivity

    The SYSTEM can be integrated exactly as to correspond to the specific needs of the client’s business. There is no limitation on the number or type of fields, which describe the data. There is also no constraint of the number or types of files which can be used to store documents or business processes. There is no restriction on the ways to automate workflows or validate system data.
  • Integration with Other Systems

    Through the integrated Web Services, the SYSTEM can send and receive data and files from external systems. It can also be integrated with Active Directory, LDAP or any other centralized access management systems.
  • Platform Independent

    The fact that the SYSTEM is web-based makes it platform independent and does not require installation for every user. It can be easily accessed through a mobile app.
  • High control over data access and data interaction

    The SYSTEM records every action in the system which leads to full transparency regarding the data usage. The extremely flexible rights distribution to specific files and folders ensures that users will always have the right level of access based on their role assignments. The SYSTEM is fully committing to all GDPR requirements.
  • File Editing

    The SYSTEM provides the ability to easily edit the contents of files. When a file content needs to be modified then there is no need for the file to be locally saved, edited, and then uploaded back again. Instead, when the user clicks the “edit” button, the SYSTEM opens the file in the respective application and any change on the content is automatically updated in the SYSTEM as well, without any further manual interaction necessary.
  • File Preview

    The SYSTEM generates preview of wide range of popular file types such as: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, html, txt.
  • Frequently Asked Questions

  • What distinguishes the SYSTEM FOR MANAGING ELECTORNIC DOCUMENTS from other such systems?
    From functional and characteristic standpoint, the system is way more than a simple Content Management and Business Process Management software. It is a platform which can be seamlessly implemented and personalized based on the unique business requirements of the client.
  • Who is the SYSTEM FOR MANAGING ELECTORNIC DOCUMENTS intended for?The SYSTEM is suitable for all types of industries and in all departments of a given company.
    It is extremely useful for working in the conditions of a remote office (home office), as it provides employees with all the necessary resources for the normal performance of their activities, while ensuring the security when working with remote documents.
  • How many languages the ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM has been translated into?
    The SYSTEM operates in Bulgarian, English, Russian, French, Spanish and German. It can also be configured in any other language you prefer.
  • Is there a limit to the number of fields with which documents can be indexed?
    No, the system has no restrictions on the number and type of fields to be indexed. Each field can be categorized as: text, number, date, numerator, option list, relation, role, group, table, map.
  • Can the files stored in the system be edited without being locally downloaded?
    Yes.
  • Does the system preview files?
    Yes.
  • Does the system support a mobile version?
    Yes.
  • Can the SYSTEM be used in the conditions of a remote office (home office)?
    Yes, the SYSTEM is extremely suitable for work in the conditions of a remote office (home office), as it provides employees with all the necessary resources, information and documents for the normal implementation of their activities.
  • How much does the licenses cost?
    There are no license fees.
  • How can I find out how much it will cost to configure processes and registers?
    A specific offer can be prepared only after analysis of the requirements by our business consultants. Based on this information and our extensive experience, we can form the exact price for the implementation.
  • Where is the ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM installed?
    The SYSTEM can be installed both in the client's infrastructure and in the cloud.
  • Can the ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM read data from the Active Directory?
    Yes. The SYSTEM periodically reads the new and changed records for users in the Active Directory. Users log into the system using their passwords in the Active Directory.
  • Can the ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM communicate with other software?
    Yes. The SYSTEM uses Web Services through which it can send and receive data to external systems.
  • Търговия
    • Управление на регистър на клиентите
    • Оферти - изготвяне, съгласуване, разписване
    • Договори с клиенти - изготвяне, съгласуване, разписване
  • Право
    • Договори - изготвяне, съгласуване, разписване
    • Управление на регистър на недвижимите имоти
    • Управление на спорове и дела
    • Следене на срокове по дела и искове
    • Съхранение на знания и съдебна практика
  • Администрация
    • Създаване, съхранение и популяризиране на процедури, формуляри, инструкции
    • Организиране на входяща и изходяща кореспонденция (поща)
    • Организиране на вътрешно-фирмената кореспонденция
  • Снабдяване
    • Управление на процесите по закупуване на стоки, услуги и дълготрайни активи
    • Управление на регистър на доставчиците
    • Процес на избор на доставчици (Procurment)
  • Човешки ресурси
    • Управление на информацията за персонала
    • Управление на трудови досиета
    • Управление движението на документи, свързани с отпуски и болнични
    • Управление на атестациите
    • Заявяване и разрешаване на отпуски
  • Транспорт
    • Управление на информацията за транспортните средства
    • Управление на информацията и изтичащите срокове за транспортните средства
    • Управление транспортни документи (CMR)
  • Производство
    • Управление на проекти по разработване на нов продукт
    • Управление на проекти по текущи производствени партиди
    • Управление на информацията и изтичащите срокове за машини и съоръжения 
  • Фармация
    • Генериране и управление на електронни досиета във формат eCTD, съгласно изискванията за подаване на информация за лекарствени продукти от заявители до Изпълнителна Агенция по лекарствата (ИАЛ).
  • Богат Опит от Индустрии
    СИСТЕМАТА се използва от компании в различни индустрии, поради което има богато разнообразие от бизнес процеси и регистри, приложими в съответните дейности.
  • Мощно Търсене
    СИСТЕМАТА може да търси по всички данни и във всякакви съчетания, вкл. и чрез пълно текстово индексиране на съдържанието на файловете (постигнато чрез OCR и други технологии).
  • Адаптивност
    СИСТЕМАТА се внедряването точно спрямо нуждите на клиента, което означава, че клиентът получава точно това, което е необходимо за неговия бизнес. СИСТЕМАТА не налага ограничения за брой и вид на полетата, чрез които се описват данните, бой и вид на документите, чрез които се съхраняват файлове и се развиват процеси. Не съществува ограничение по отношение на автоматизации на процеси и валидации на данни.
  • Интеграция с други системи
    Чрез интегрираните Web Services СИСТЕМАТА може да предоставя и получава данни и файлове от други външни системи. Може да се интегрира с Активна директория, LDAP или друга система за централизирано управление на достъп.
  • Платформено независим
    Обстоятелството, че СИСТЕМАТА е уеб базирана, го прави платформено независим и не се налага инсталация за всеки потребител. Лесно се достъпва през мобилно приложение.
  • Висок контрол върху достъпа до данни и взаимодействията с данни
    СИСТЕМАТА записва всяко действие в системата, което води до пълна прозрачност по отношение на работата с информация. Изключително гъвкавото разпределяне на права за достъп до документи и папки осигурява детайлно разпределение на функциите на служителите. СИСТЕМАТА отговаря напълно на изискванията на GDPR.
  • Редактиране на файлове
    СИСТЕМАТА осигурява възможност за лесно редактиране на съдържанието файлове. В случай не необходимост от редакция на съдържание на файл, файлът не трябва да се сваля ръчно на локалния компютър и след редакция да се качва отново ръчно в СИСТЕМАТА. Чрез тази функционалност, след натискане на бутона за редакция, СИСТЕМАТА отваря файла. Всеки запис от локалното приложение се връща обратно към СИСТЕМАТА.
  • Preview на файлове
    СИСТЕМАТА генерира preview на широк набор от популярни файлове като: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, docm, odm, odp, ods, odt, ppt, pot, potm, pps, pptx, ppsx, pst, xls, xlsx, xlsm, eml, html, txt.
  • Какво отличава СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ от други подобни системи?

Като функционалност и характеристики тя е нещо повече от система за управление на съдържание (Content Management) и бизнес процеси (Business Process Management), а именно платформа, която може да се внедри така, че да отговаря на всички специфични изисквания на всеки отделен бизнес или компания.

  • За кого е предназначена СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА е подходяща за всички индустрии и във всички отдели на една компания.

Изключително е полезна за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като осигурява на служителите всички необходими ресурси за нормално изпълнение на дейностите им, като същевременно гарантира сигурността на работа с отдалечени документи.

  • На колко езика е преведена СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА функционира на български, английски, руски, френски, испански и немски език. Има неограничена възможност за конфигуриране на всеки друг език.

  • Има ли ограничение в броя на полетата, с които се индексират документите?

Не, системата няма никакви ограничение в броя и вида на полетата. Всяко поле може да се категоризира като: текст, число, дата, номератор, списък, релация, роля, група, таблица, карта.

  • Файловете, които се съхраняват в системата могат ли да се редактират без да се свалят?

Да.

  • Системата прави ли preview на файлове?

Да

  • Системата поддържа ли мобилна версия?

Да

  • Може ли СИСТЕМАТА да осигури работа при условията на изнесен офис (home office)?

Да, СИТЕМАТА е изключително подходяща за работа при условията на изнесен офис (home office), тъй като осигурява на служителите всички необходими ресурси, информация и документи за нормално изпълнение на дейностите им.

  • Какви са разходите за лицензи?

Няма разходи за лицензи.

  • Как мога да разбера колко ще струва конфигурирането на процеси и регистри?

Конкретна оферта може да бъде излъчена само след анализ на изискванията от нашите бизнес консултанти. На база на тази информация и богатия ни опит ние можем да формираме точната цената за внедряване.

  • Къде се инсталира СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ?

СИСТЕМАТА може да бъде инсталирана както в инфраструктурата на клиента, така и в облачна.

  • Може ли СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ да изчита данни от Активна директория?

Да. СИСТЕМАТА изчита периодично новите и променени записи за потребители в активна директория. Потребителите се логват в системата чрез паролите си в активната директория.

  • Може ли СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЕЛЕКТРОННИ С ДОКУМЕНТИ да комуникира с други софтуери?

Да. СИСТЕМАТА използва web services, чрез които стандартно комуникира с външни софтуерни системи като изпраща и получава данни.